Office 存在已久，
始終為各大企業辦公的套裝軟體，
使用上有許多小技巧，
今天就要來介紹其中的一種：
使用 WORD 合併列印信封範例教學
今天如果有大宗信件需要寄送，可以選擇使用列印的方式來列印收件者資料，
在 WORD 中開一個新的空白檔案，
根據目標信封的大小進行版面配置
文字方向此處使用垂直方式
紙張方向也選擇直向
由於信封大小接近 A4 所以此處直接選擇 A4大小，
調整好收件者與寄件者資訊列印的位置後，
可先列印在一張正式的目標信封做最後的位置確認，
此處範例使用接近A4大小的黃牛皮公文封中印框，
範例檔案點此下載
位置都沒問題之後，
先以 EXCEL 新增收件者名單如下：
(第一列標題要寫清楚，方便後續步驟使用)
建立好收件者名單後存檔離開，
回到 WORD 選擇郵件，
找到啟動合併列印的按鈕，
並選擇下拉式選單中的信件，
接著從選取收件者的按鈕的下拉式選單，
找到使用現有清單，
出現檔案總管選擇剛才建立的 EXCEL 收件者名單，
提示視窗會列出該檔案的工作表，
選擇適當的工作表後按下確定 ，
特別要注意的是資料的第一列包含標題必須打勾。
按下確定以後開始以滑鼠拖曳的方式選取要合併的地方，
此處範例為姓名，
在插入合併欄位中找到姓名，
接著重複上述步驟直到所有資料都取代為寄件者清單上的，
都設定好之後，檔案會類似如下圖範例：
在其下拉式選單中選取編輯個別文件，
系統就會將合併後的所有寄件者資料存在另一個新 WORD 檔案中，
若不修改的話也可選擇直接列印文件。
搭配目標信封 ：
或許平常有在寄送大宗郵件的人有更高明的作法，
對於像我這種非資管出身的，
這可是一個好技巧，
這就是今天的主題：
沒有留言:
張貼留言